BAB 8

INFORMASI DALAM PRAKTIK

Informasi sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

Tahun 1961, D. Ronald Daniel dan McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan adalah terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Ativitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbed-beda antar jenis organisasi.

Contoh: Industri kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya  produksi yang ketat.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informs dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing – EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunkan, namun saat ini kurang popular.

Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggungjawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan dan memiliki tanggungjawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.

Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, sistem ini disebut sebagai suatu sistem distribusi (distribution system).

Tinjauan Sistem

DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang hierarkis. Diagram Konteks adalah yang menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya.

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem (unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya).

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari pelanggan.

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.

Terdapat 2 subsistem, Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) dan sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system).

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungannya.

Sistem Informasi Organisasi

Area-area bisnis perusahaan, antara lain: keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran, menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber lainnya, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

Subsistem Output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem produk memberi informasi produk, subsistem lokasi memberi informasi jaringan distribusi, subsistem promosi memberi informasi iklan dan aktivitas penjualan, subsistem harga membantu manajer mengambil keputusan harga. Ada yang kelima, subsistem bauran terintegrasi memungkinkan manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur diatas.

Basis Data digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari 3 subsistem output.

Subsistem Input. Sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data. Subsistem riset pemasaran juga mengumpulkan data internal dan lingkungan melakukan studi khusus. Subsistem inteligensi pemasaran mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Manajemen Hubungan Pelanggan

Kebutuhan akan data historis pelanggan sangat besar dalam area pemasaran, di mana para manajer ingin melacak perilaku pembelian pelanggan selama jangka waktu yang cukup panjang dan telah merangsang strategi pemasaran popular yang disebut manajemen hubungan pelanggan. Manajemen hubungan pelanggan (CRM – customer relationship management) adalah hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Sistem CRM ini akan mengakumulasi data pelanggan dalam jangka panjang (5 tahun, 10 tahun, bahkan lebih) dan menggunakan itu untuk memberikan informasi kepada pelanggan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data).

Data Warehousing

Memungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

Karakterisik Data Warehouse

1.      Kapasitas penyimpanan sangat besar.

2.      Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan baru, bukannya dijaga tetap saling mutakhir dengan memperbarui catatan yang sudah ada dengan informasi baru.

3.      Data dapat diambil dengan mudah.

4.      Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Membuat data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar sehingga beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana – mengimplementasikan data warehouse dengan bertahap dikenal dengan istilah data mart untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousingdan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Sistem Data Warehousing

Data Warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ked ala gudang, mengubah isinya menjadi informasi dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpana Data Warehouse

Dalam tempat penyimpanan data warehouse, terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalam tabel-tabel terpisah.

Tabel Dimensi, mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi.

Tabel Fakta, Berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek atau aktivitas.

Penyampaian Informasi

Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.

OLAP

Terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse. OLAP (on-line analytical processing) memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format, termasuk grafik.

Terdapat 2 pendekatan:

1.      ROLAP (relational on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasioanal standar. Data ROLAP umumnya terinci dan harus dilakukan anilisis untuk mendapatkan ringkasannya.

ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan output pada tingkat-tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses-proses untuk mencapai tingkat ringkasan yang belum pernah dibuat sebelumnya. ini artinya ROLAP akan terbatas hanya pada sejumlah dimensi yang terbatas saja.

2.      MOLAP (multidimensional on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. MOLAP umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusun menurut berbagai dimensi. MOLAP memiliki kemampuan peringkasan yang lebih cepat dan juga dapat menghasilkan informasi dalam banyak dimensi (10 dimensi atau lebih).

Data Mining

Istilah ini sering dipergunakan sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining (penambangan data), adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.

Terdapat 2 cara dasar dalam melakukan data mining:

1.      Verifikasi Hipotesis

Pendekatan ini dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung. kelemahannya adalah bahwa proses pengambilan akan sepenuhnya dipandu oleh pengguna.

2.      Penemuan Pengetahuan

Sistem data warehousing menganalisis tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yangs sama.

refferensi :

Buku Sistem Informasi Mnajemen

 karya : Raymond 

             Mcleod. Jr

(Edisi 10)

 

komputer sebagai alat komunikasi

Komputer pada awalnya tidak dirancang untuk berbagi data dengan komputer lain, dan hanya dengan terminal-terminal. Terminal adalah suatu alat yang tidak memiliki ruang penyimpanan atau processor, terminal hanya menyediakan alat masukan dan menampilkan data bagi komputer. IBM menyadari keterbatasan komunikasi ini sebagai suatu masalah, khususnya karena perusahaan tersebut ingi menjual beberapa kmputer kepada satu perusahaan, sebagai tanggapan atas keterbatasan komunikasi ini, IBM dan perusahaan-perusahaan lain mulai mengembangkan protocol komunikasi.    

Komputer dapat bertindak sebagai sumber daya yang berdiri sendiri, namun kekuatan mereka sebagai alat bisnis mengalami peningkatan yang sangat besar ketika mereka berbagi data. Komunikasi data dapat terjadi dari satu komputer ke komputer yang lain baik itu secara langsung melalui suatu koneksi jaringan atau melalui jaringan sistem telepon publik. Peranti kerasa berkomunikasi jauh lebih cepat dari pada peranti keras telepon, artinya transmisi data komputer yang berjalan melalui sistem telepon publik berjalan lebih lambat dari pada transmisi yang tidak mempergunakan sistem telepon.

Komunikasi membutuhkan standar, karena berbagai perusahaan pembuat peranti keras koomputer dan telepon harus memiliki penyajian data yang sama dan dapat dipahami yang bergerak di sepanjang media komunikasi. Standar-standar sistem telepon diciptakan untuk komunikasi suara, dan komunikasi ini dapat terjadi dengan menggunakan kneksi analog yang bermutu rendah . walaupun begitu, media komunikasi tingkat suara tidak selalu cukup dapat diandalkan untuk komunikasi data diantara komputer, sehingga dibutuhkan standar-standar baru. International organization of standardization menciptakan standar-standar open system untuk komunikasi data yang kita pergunakan sekarang.   

Komunikasi membutuhkan adanya satu koneksi dari atu titik ke titik lain. Terdapat banyak kemungkinan jalur yang akan melintasi jaringan. Yakni, saluran pribadi adalah suatu sirkuit yang selalu terbuka untuk lalu lintas komunikasi, ada pula yang dinamakan dengan saluran sewaan dan saluran khusus. Yang dipergunakan.

reff : BAB 5

         Raymond Mcleod,Jr.

         George P. Schell

        (edisi 10)

Pengolahan informasi

            Ketika seseorang atau seorang manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, maka harus mengelola sumber daya agar dapat meraih hasil yang diinginkan. Informasi, dan sumber daya lainnya membutuhkan seorang manajer, ketika informasi sudah dikelola dengan baik, informasi baru bisa di publikasikan agar penerima informasi mendapatkan informasi yang layak dan tentunya bermanfaat. Semua aktivitas itu bisa dikatakan dengan meng akuisisi data, memproses data menjadi informasi, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif dan menghapus informasi pada waktu yang tepat, dan itu bisa dikatakan dengan manajemen pengetahuan.

            Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan ini akan menambah nilai dari informasi tersebut, yakni :

1.  Relevansi

Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil sajah yang akan disebut sebagai informasi

     2. Akurasi

Seluruh informasi, seharusnya akurat. Namun, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem onformasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi yang melibatkan uang, seperti penggajian, penagihan dan piutang berusaha untuk mencapai tingkat akurasi 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan satatistik, sering kali masih tetap bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100 persen akurat.

      3.      Ketepatan waktu

Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi dimasa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.

      4.      Kelengkapan

Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusi nya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menghilangkan pengguna ketika memasuki dunia salah satu informasi yang sedang dikaji. Istilah kelebihan muatan informal (information overload) menunjukan bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak juga dapat memberikan kerugian, pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap jika memiliki jumlah agregasi yang tepat dan mendukung semua area dimana keputusan akan diambil.

Dari keempat dimensi yang sudah dijabarkan diatas biasanya membiarkan pengguna menentukan sendiri aspek mana yang dibutuhkan sesuai kebutuhan logis.

Referensi :

 Sistem informasi manjemen ( Raymond Mcleod, Jr. dan George P. Schell )

 Edisi 10

 BAB 2

sistem informasi manajemen

pengantar sistem informasi dan berbagai permasalahan nya 

Perangkat keras tidak bisa dipisahkan dengan sistem informasi yang keduanya saling berhubungan. Saat ini ada banyak informasi yang secara rutin bisa dikumpulkan dan dianalisa untuk pencapain tertentu. Sejak pertengahan tahun 1950-an pelaku bisnis sudah menggunakan aplikasi bisnis. Sejak saat itu keduanya mendapat kemajuan yang dramatis, yang memungkinkan dinikmatinya manfaat pemrosesan perangkat keras dan sistem informasi baik oleh individual maupun organisasi.

Pengembangan semua jenis sistem informasi bukan tanpa halangan, berbagai masalah seperti kendala-kendala politis dimana anak perusahaan menerapkan beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk mengalami kesulitan untuk memasukan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan. Belum lagi masalah budaya yang dapat mempengaruhi suatu sistem informasi di dalam masyarakat tertentu. Penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan dimasyarakat lainnya dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial yang berkembang.

system fisik dalam suatu perusahaan terdiri atas sumber-sumber daya berwujud, yakni bahan baku, karyawan, mesin, dan uang. sedangkan system virtual terdiri atas sumber daya informasi yang digunakan untuk mewakili sistem fisik. seperti yang dicontoh kan : sebuah ruang penyimpanan persediaan yang menyimpan barang-barang persediaan merupakan sistem fisik, dan file induk persediaan berbasis komputer ialah sistem virtual.

sistem informasi dapat mencapai keunggulan kompetitif pada 3 tingkatan, yakni :

1. strategis 

2. taktis

3. oprasional

ketika ketiga tingkatan diatas bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, maka suatu perusahaan akan dapat meraih potensi keuntungan yang paling besar.

teknologi informasi berubah dengan cepat, konsekuensi dari hal ini ialah bahwa data yang sudah dikumpulkan oleh sistem terdahulu mungkin tidak sesuai dengan teknologi saat ini, maka orang-orang yang berkompete dalam pengembangan ilmu sistem informasi dan teknologi terus mengembangkan untuk selalu bisa mengolah data yang terus dibutuhkan.

Reff  : Raymond Mcleod, Jr.
           George P. Schell
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB 1